Інструкція з питань обліку, оформлення та розгляду запитів на публічну інформацію у Волинській обласній раді

Затверджено

Розпорядження голови обласної ради

04.08.2011 № 203-р,
зі змінами, внесеними розпорядженням від 30.12.2014 № 409-р

 

ІНСТРУКЦІЯ

З ПИТАНЬ ОБЛІКУ, ОФОРМЛЕННЯ

ТА РОЗГЛЯДУ ЗАПИТІВ НА ПУБЛІЧНУ ІНФОРМАЦІЮ

У ВОЛИНСЬКІЙ ОБЛАСНІЙ РАДІ

 

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з питань обліку, оформлення та розгляду запитів на публічну інформацію у Волинській обласній раді поширюється на всі запити на публічну інформацію, що отримані обласною радою відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

1.2. Запит на інформацію – це прохання особи до обласної ради надати публічну інформацію, що знаходиться у її володінні.

1.3. Запитувач має право звернутися до обласної ради із запитом на  інформацію незалежно від того, стосується  ця інформація  його  особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

1.4. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.

1.5. Запити можуть подаватись в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача:

поштою – на адресу: Волинська обласна рада, Київський майдан, 9, 

м. Луцьк, 43027;

факсом – (0332) 778319;

телефоном – (0332) 778318; 778320;

електронною поштою – post@volynrada.gov.ua ;

спеціальне місце для роботи запитувачів із документами, що містять публічну інформацію – кабінет № 318. 

надання запитувачам необхідних форм запитів для оформлення у письмовому вигляді інформаційного запиту – кабінет № 323

1.6. Загальний відділ виконавчого апарату обласної ради веде облік запитів на інформацію, здійснює їх попередній розгляд, контроль за дотриманням термінів їх задоволення. 

1.7. Консультації щодо оформлення запиту можна отримати у загальному відділі (кабінет 323) та на офіційному веб-сайті обласної ради volynrada.gov.ua у розділі „Публічна інформація”.

1.8. Створення і супроводження програмного, технічного забезпечення системи обліку запитів на публічну інформацію, збереження та захист даних, що містяться в ній, здійснюються відділом інформаційного забезпечення діяльності ради.

 

2. Оформлення запиту на інформацію

2.1. Письмовий запит на інформацію подається в довільній формі.

2.2. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію запитувач може подавати запит шляхом заповнення однієї з форм запиту на публічну інформацію, які затверджені розпорядженням голови обласної ради від 11.05.2011 № 113-р „Про першочергові заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації у Волинській обласній раді”:

 

-    від фізичних осіб (додаток 1);

-    від юридичних осіб (додаток 2);
-    від об’єднань громадян (додаток 3).

2.3. Запит на інформацію має містити:    

- ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

2.4. У разі, якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити консультант загального відділу, який здійснює реєстрацію вхідних документів,  обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала. 

3. Система обліку запитів на інформацію

3.1. Для ведення системи обліку запитів на інформацію використовується «Єдина автоматизована система документообігу Волинської області „Аскод”» у картотеці «Запити на інформацію».

3.2. Всі запити на інформацію, що надходять до обласної ради, незалежно від форми, приймаються централізовано загальним відділом виконавчого апарату обласної ради та реєструються в установленому в обласній раді порядку реєстрації вхідної кореспонденції.

3.3. Реєстрація письмового запиту на інформацію, отриманого електронною поштою, факсом здійснюється шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу та введення запиту до системи обліку. Усні запити на інформацію – шляхом занесення їх до форми запиту на публічну інформацію з подальшим введенням до системи обліку.

 

4. Розгляд запитів на інформацію

4.1. Усі документи після реєстрації передаються на розгляд голови обласної ради, який розглядає їх та визначає структурний підрозділ виконавчого апарату обласної ради, у володінні якого знаходиться запитувана інформація.

4.2. Після розгляду запитів головою обласної ради, оригінал інформаційного запиту передається відповідальному виконавцеві для надання відповіді запитувачеві публічної інформації. Виконавець зобов’язаний  поставити свій підпис про отримання запиту в журналі обліку врученої кореспонденції.

4.3. Відповіді на запити підлягають обов’язковій реєстрації у загальному відділі.

4.4. Відповідь на запит (усно, телефоном, факсом, електронною поштою) надається структурним підрозділом виконавчого апарату обласної ради, у володінні якого знаходиться запитувана інформація. Письмові відповіді на запити надсилаються загальним відділом виконавчого апарату обласної ради через поштове відділення «Луцьк-27». Копія відповіді на запит в обов’язковому порядку надається у загальний відділ виконавчого апарату обласної ради. 

4.5. Відповідь на запит на публічну інформацію надається запитувачу у тій самій формі,  в якій оформлено запит,  якщо запитувач  не  просить надати її у письмовій формі.

 

5. Строк розгляду запитів на інформацію

5.1. Відповідь на запит на публічну інформацію надається не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

5.2. У разі, якщо запит на публічну інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше двох робочих днів з дня отримання запиту.

5.3. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

5.4. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку запитувач інформується в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

5.5. Термін розгляду запиту на публічну інформацію продовжується безпосередньо його виконавцем, з обов’язковим повідомленням запитувача та загального відділу виконавчого апарату обласної ради.

 

6. Плата за надання інформації

6.1. Інформація на запит надається безкоштовно.

6.2. У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

6.3. Розмір фактичних витрат на копіювання та друк встановлюється розпорядженням голови обласної ради в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.

 

7. Відмова в задоволенні запиту на публічну інформацію

7.1. Обласна рада має право відмовити в задоволенні запиту в разі, якщо:

- не володіє і не зобов'язана відповідно до компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

- інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

- особа, яка подала запит на публічну інформацію, не оплатила  встановлені фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком;

- не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

7.2. Відмова в задоволенні запиту на інформацію надається в письмовий формі і має містити:   прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту;

- дату відмови;

- мотивовану підставу відмови;

- порядок оскарження відмови;

- підпис.

7.3. Відповідь про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

 

8. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію

8.1. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію допускається у разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

8.2. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на публічну  інформацію має бути зазначено:

- прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту;

- дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

- причини, у зв'язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;

- строк, у який буде задоволено запит;

- підпис.

 

9. Направлення запиту на публічну інформацію за належністю

У разі, якщо обласна рада не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності їй відомо, хто володіє такою інформацією, виконавець запиту, вказаний у резолюції, протягом п’яти днів готує письмову відповідь про направлення цього запиту належному розпоряднику інформації, з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

Якщо розпорядник інформації невідомий, виконавець в установлений законом термін готує письмову відповідь про причину відмови у наданні інформації.